Café Hardt Organisatie Nieuwjaarsfeest

Samen met mijn huisgenoot organiseerde ik een oud & nieuw feest in samenwerking met Jim, de eigenaar van Café Hardt. Het evenement had verschillenden toegangsprijzen zoals een van €35 waar je tot 01u onbeperkt bier, wijn en fris kon drinken, gasten konden namelijk van tevoren kiezen voor verschillende arrangementen. Onze verantwoordelijkheid lag bij de gastenlijst, toegangscontrole en het organiseren van extra’s zoals versiering, champagne en oliebollen.

Taak

Mijn rol bestond uit het:

1. Op orde houden van de gastenlijst.
2. Regelen en controleren van de toegang, waarbij ik ervoor zorgde dat de gasten de juiste bandjes kregen op basis van hun arrangement.
3. Regelen van de versiering en voorbereidingen voor het moment om 00:00, inclusief champagne en oliebollen.
4. Zorgen voor een fijne sfeer tijdens het evenement.

Actie

1. Voorbereiding
   1. We maakten een duidelijke gastenlijst en stemden met Jim af over de arrangementen en bijbehorende polsbandjes.
   2. Zorgden voor de benodigde versieringen en bestelden champagne en oliebollen ruim op tijd.
2. Tijdens het feest
   1. Ik hield samen met mijn huisgenoot toezicht op de gastenlijst aan de deur en zorgde ervoor dat de juiste bandjes werden uitgedeeld.
   2. Toen er onduidelijkheid was over de entree van een gast, heb ik de situatie professioneel opgelost door de gast vriendelijk te woord te staan en te overleggen met Jim.
   3. Ik begeleidde de uitgifte van champagne en oliebollen, zodat het moment om middernacht feestelijk en soepel verliep.

Resultaat

Het feest was een succes en verliep zonder grote problemen. De gasten waren tevreden en genoten van de goed georganiseerde avond. De gastenlijst en toegang verliep soepel, en iedereen ontving het juiste bandje, wat zorgde voor een goed overzicht van de arrangementen. Het feestelijke moment om 00.00 met de champagne en oliebollen verliep vlekkeloos, en de positieve sfeer droeg bij aan een geslaagd moment. Jim complimenteerde ons over onze professionele aanpak en hoe we de avond in de goede banen hebben geleid.

Reflectie

Deze ervaring heeft me geleerd hoe belangrijk voorbereiding en communicatie zijn in de evenementenorganisatie. Door van tevoren alle details goed te regelen, zoals de gastenlijst, toegangscontrole en het tijdig bestellen van de benodigdheden, verliep het evenement vlekkeloos. Daarnaast leerde ik hoe ik effectief moest omgaan met onverwachte situaties. Toen er verwarring was over de toegang van een gast, bleef ik kalm, loste het probleem snel op en zorgde ervoor dat de gast zich gewaardeerd voelde. Dit was een goede oefening in het behouden van controle en het snel oplossen van problemen.

In de toekomst zou ik nog beter documenteren wat goed ging en waar verbeteringen mogelijk zijn, zodat ik van elke ervaring kan leren. Ook zou ik actiever inspelen op onverwachte situaties zonder meteen hulp van anderen in te schakelen, zodat ik mijn probleemoplossend vermogen verder kan ontwikkelen.

Leer- en Actiepunten

• Goede voorbereiding en samenwerking zorgden voor een succesvol evenement.
• Het structureren van een gastenlijst en toegangsbeheer ging goed.
• Bij toekomstige evenementen nog beter kijken naar verbeterpunten na afloop en documenteren wat goed en minder goed ging.
• Nog actiever inspelen op onverwachte situaties zonder direct naar anderen te schakelen.