Ons Eigen Live Event

Samen met mijn groepje organiseerde ik een live event voor onze klas met als thema ondernemerschap in de nachthoreca. Tijdens dit event bezochten we drie kroegen in Breda, waar de eigenaren hun visie deelden over ondernemerschap en maatschappelijke vraagstukken binnen de horeca. Het doel was om praktijkervaring op te doen in het organiseren van evenementen en tegelijkertijd waardevolle kennis te delen met medestudenten.

Tijdens het event merkten we dat veel studenten na de eerste spreker dachten dat het evenement klaar was, terwijl er nog twee sprekers kwamen. Hierdoor was de spanningsboog lager bij de laatste twee sprekers, omdat hun verhalen deels overlapten met de eerste.

taak

Mijn taak was om samen met mijn groepje het event voor te bereiden, te organiseren en in goede banen te leiden. Dit omvatte:

• Het benaderen en vastleggen van drie sprekers.
• De planning en communicatie naar onze klas.
• Het structureren van het programma zodat het interessant en leerzaam bleef.
• Ervoor zorgen dat alles op de middag zelf goed verliep.

Actie

• We selecteerden drie kroegeigenaren met interessante inzichten over ondernemerschap en maatschappelijke vraagstukken.
• We promootten het event via een poster en groepsapp, zodat medestudenten zich konden aanmelden.
• We begeleidden de groep van locatie naar locatie en zorgden ervoor dat de sprekers zich op hun gemak voelden.
• Tijdens het event merkten we dat studenten minder aandachtig luisterden na de eerste spreker, omdat ze dachten dat het event klaar was.

resultaat

• Het event was inhoudelijk waardevol, maar de lange duur en herhaling van informatie zorgden ervoor dat de aandacht verslapte.
• De eerste spreker had de meeste impact, terwijl de tweede en derde spreker minder nieuwe informatie toevoegden.
• We leerden dat de opbouw en timing van een event cruciaal zijn om de aandacht vast te houden.

reflectie

Dit evenement heeft me geleerd hoe belangrijk het is om de opbouw en timing van een event goed te plannen. De lange duur en de overlap tussen sprekers zorgden ervoor dat de energie van het publiek afnam. Voor toekomstige evenementen wil ik het programma korter en krachtiger maken om de focus en energie te behouden. Ik zou ook beter afstemmen met de sprekers om herhaling te voorkomen en duidelijker communiceren wat deelnemers kunnen verwachten. Dit heeft me ook geleerd om de verwachtingen van het publiek goed te managen, zodat ze niet het gevoel krijgen dat ze te veel tijd besteden aan een event met weinig nieuwe informatie. Deze reflectie helpt me om mijn organisatorische en communicatievaardigheden verder te verbeteren voor toekomstige evenementen.

Leer- & Actiepunten

• Een event kort en krachtig houden zodat de energie en focus van het publiek behouden blijven.
• Beter afstemmen met sprekers om overlappingen in hun verhalen te voorkomen.
• Duidelijk communiceren naar deelnemers dat het event meerdere sprekers bevat, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.
• Voor toekomstige evenementen een strakkere tijdsplanning maken, waarbij we voorkomen dat het te lang duurt.
• Van tevoren inhoudelijk afstemmen met sprekers om herhaling te voorkomen. Duidelijk aangeven in de uitnodiging hoelang het event duurt en hoeveel sprekers er zijn.
• Overwegen om meer interactie toe te voegen (bijvoorbeeld een Q&A of discussie) zodat het publiek actief betrokken blijft.

Onderstaand het voorafgaand onderzoek van ons live event: