DGTL Accreditatie Balie

Tijdens het Amsterdam Dance Event werkte ik op 19 oktober bij de accreditatie balie van DGTL, hierbij was je het eerste aanspreekpunt voor onder andere medewerkers, pers, en leveranciers. Hier vielen ook bezoekers die op de gasten- of VIP lijst onder. Mijn rol bestond uit het registreren van gegevens, uitdelen van toegangsbandjes en het controleren van autorisaties. Het was een drukbezocht evenement, wat veel vroeg van mijn communicatie- en probleemoplossende vaardigheden.

taak

Mijn taak was om soepel en efficiënt de accreditatie processen te beheren, eventuele problemen snel op te lossen, en tegelijkertijd een vriendelijke en professionele houding te behouden. Daarnaast moest ik nauw samenwerken met andere afdelingen zoals beveiliging of Revolution om ervoor te zorgen dat de registratie vlekkeloos verliep. 

Onderstaand een WhatsApp gesprek die ik had met mijn leidinggevende binnen NEXTSTAGE:

actie

Om deze taak succesvol uit te voeren, heb ik de volgende acties ondernomen:

1. Gegevensregistratie
   1. Ik maakte gebruik van het accreditatiesysteem In2event. Hiermee haalde ik de informatie op van de medewerkers, controleerde en verwerkte deze.
2. Toegangsbeheer
   1. Streng maar vriendelijk zijn om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde persoon het terrein betraden.
3. Probleemoplossing
   1. Bij technische problemen, zoals een ontbrekende registratie, schakelde ik snel met mijn leidinggevende of vond ik creatieve oplossingen om vertragingen te voorkomen. Zo vroeg je bij missende registratie om hun contactpersoon, hier nam je contact mee op en als deze informatie klopte maakte je in het systeem een nieuwe registratie aan.
4. Communicatie
   1. Ik bleef duidelijk en vriendelijk in mijn communicatie, zelfs in stressvolle situaties, waardoor ik vertrouwen opbouwde bij bezoekers en het team. Zo werden bezoekers soms ongeduldig en onaardig, in een situatie als deze was het belangrijk om rustig te blijven en de bezoeker vertrouwen te geven dat het goed kwam.

resultaat

Mijn werk heeft ervoor gezorgd dat het accreditatie proces soepeler verliep. Mijn supervisor heeft mij gecomplimenteerd op mijn gestructureerde aanpak en oplossingsgerichtheid.

reflectie

Ik ben tevreden over hoe kalm en oplossingsgericht ik kan blijven in stressvolle situaties. Een verbeterpunt is dat ik vooraf meer vragen had kunnen stellen over mogelijke uitdagingen in het accreditatieproces, zodat ik nog beter voorbereid was geweest. Toen ik aankwam was het al erg druk, dus in dit chaotische proces ben ik hier niet aan toegekomen.

Leer- & Actiepunten

• Ik ben goed in gestructureerd werken en kan kalm blijven in stressvolle situaties.
• Ik moet sneller beslissingen durven nemen zonder te lang te twijfelen.
• Vooraf beter informeren over mogelijke uitdagingen had me beter voorbereid.
• Voordat ik aan een nieuwe rol begin, stel ik meer vragen over mogelijke problemen en protocollen.
• Ik oefen met snellere besluitvorming door vaker zelfstandig keuzes te maken in lastige situaties.